Il documento elettronico e la dematerializzazione: il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale

18 maggio, martedì - pomeriggio

Cod. EG.11
18/05/2010
15:00 - 18:00

Il documento elettronico e la dematerializzazione: il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale

(con il contributo di ANORC)

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La bozza del “nuovo” Codice dell’amministrazione digitale in via di approvazione è già stata oggetto di molteplici commenti.

In particolare molte attese sono concentrate sugli aspetti del CAD cruciali per la gestione dei documenti in una fase caratterizzata in questo settore da molta confusione per l’opacità dei diversi - e non sempre dichiarati - interessi in gioco e per le complicazioni inutili che hanno segnato, fino ad oggi, la razionalizzazione di questo processo. Solo per dare fare due esempi:

la sequenza obbligatoria di firme digitali e procedure complicate e inapplicabili previste dalla prima normativa tecnica del 1994 e dalle disposizioni del 1998;
la altrettanto inapplicabile (e inapplicata) distinzione tra originale unico e non unico stabilita dalla delibera Cnipa 11/2004, un nodo che si è cercato nel corso del 2009 di risolvere con un taglio netto approvando nell'ambito del dlgs 185/2009 sulle misure anticrisi una norma per cui sarebbe sufficiente la firma digitale di chi detiene l’originale del documento analogico per digitalizzarlo in modalità sostitutiva.

Come interviene l’attuale CAD in questo ginepraio di disposizioni all’interno del quale è sempre più difficile orientarsi con certezza dei risultati? Il convegno intende affrontare le criticità da superare per far si che le potenzialità intrinseche al processo di demataerializzazione diventi uno degli assett di una Pubblica Amministrazione moderna.

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Programma

- La gestione documentale nella PA: efficienza e sicurezza per uno sviluppo integrato
  Fabio Pistella coordina il convegno sulle modifiche che il Decreto Legislativo in iter di approvazione parlamentare apporterà al CAD, mettendo sul tavolo della discussione una serie di questioni nevralgiche per l’intero impianto: dall’Identity Management alla semplificazione del meccanismo di firma digitale, dal confine tra duplicato e copia alle contingenze in cui è possibile distruggere l’originale di un documento. In ultimo Pistella evidenzia l'urgenza dell’introduzione nelle Amministrazioni Pubbliche della figura del Responsabile della Gestione dei Flussi Documentali.
  ChairpersonFabio Pistella(Commissario Straordinario - DigitPA)
  Presidente del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) dall’agosto 2007 è ora Commissario Straordinario dello stesso ente diventato DIGIT PA
  
  Nato a Brescia nel 1944, laureato in Fisica nucleare con lode, ha svolto attività di ricercatore, di manager in strutture di ricerca e promozione industriale e di docenza universitaria.
  Dal luglio 2004 al luglio 2007 Presidente del Consiglio Nazionale delle Ricerche, nel 2003-2004 componente del Collegio dell’Autorità per l’Energia Elettrica e il Gas. Dal 1997 al 2003 professore di ruolo - ora in quiescenza - presso la Facoltà di Ingegneria dell’Università di Roma Tre, dove ha insegnato “Economia Applicata all’Ingegneria”. Negli ultimi anni ha insegnato per incarico “Economia e gestione dell’innovazione” presso la Facoltà di Economia dell’Università LUISS di Roma.
  Negli anni 2000: Presidente dell’APRE, Agenzia per la Ricerca Europea, Presidente dell’Istituto Nazionale di Ottica Applicata e componente di organi collegiali dell’ASI (Agenzia Spaziale Italiana), del Museo della Scienza e della Tecnica di Milano, del GRTN (ora GSE) (Società pubblica responsabile della gestione della rete di trasporto dell’energia elettrica), del CIRA (Centro Italiano Ricerche Aerospaziali), nonché di numerosi Comitati di consulenza o di programmazione e gestione di investimenti in materia di ricerca scientifica e innovazione tecnologica, di energia e di ambiente a livello nazionale e internazionale.
  Dal 1981 al 1997 Direttore Generale dell’ENEA, Presidente (dal 1989 al 1992) della finanziaria pubblica REL per la ristrutturazione delle imprese per l’elettronica di consumo, oltre che Presidente o Consigliere d’Amministrazione di varie strutture nel settore della ricerca, sviluppo e innovazione. Dal 1967 al 1981 ricercatore nel campo delle applicazioni dell’energia nucleare in varie strutture italiane ed estere. Ha insegnato “Elaboratori Elettronici” presso la Facoltà di Economia dell’Università della Tuscia.
Intervengono
- Il sistema di gestione documentale in Banca d'Italia Atti
  L’intervento illustra sinteticamente obiettivi e strumenti del nuovo sistema di gestione documentale digitalizzato dell’Istituto, in linea con le previsioni del Codice dell’Amministrazione Digitale. Specifica attenzione è rivolta alle scelte funzionali e alle modalità organizzative adottate per la realizzazione del progetto, di valenza strategica per la Banca. Altrettanto spazio è riservato al quadro dei vincoli e delle opportunità per supportare il necessario cambiamento culturale e sviluppare nella struttura, a tutti i livelli, l’utilizzo di tecnologie avanzate di ICT. Vengono infine presentati i moduli applicativi base per consentire un’agevole cognizione delle principali caratteristiche e funzionalità del sistema.
  Giovanni Arditi(Direttore principale - Banca d'Italia)
- Le norme modificate nel nuovo CAD
  Fausto Basile, seguendo l’articolato del Decreto Legislativo di modifica del CAD, ne illustra gli aspetti legati al documento informatico e al processo di dematerializzazione. Dall’introduzione della definizione di “identificazione informatica” e della firma elettronica avanzata, Basile ripercorre i provvedimenti più significativi fino a giungere a quelli che vanno a fare chiarezza sul valore sostanziale del documento informatico, sulla sua efficacia probatoria e sulle modalità di conservazione e di esibizione dei documenti.
  Fausto Basile(Vice Capo Ufficio legislativo del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione)
- ProDE: il Progetto interregionale Dematerializzazione
  Rossella Bonora presenta - a nome del CISIS - il Progetto interregionale di Dematerializzazione, al quale dal 2009 partecipano 10 Regioni (altre sono in via di adesione) con lo scopo di sviluppare un approccio omogeneo alle questioni sollevate dall’entrata in vigore del CAD e della CEC PAC gratuita per tutti i cittadini. L’approccio del ProDE pone il sistema documentario al centro del sistema della dematerializzazione sia nella sua dimensione corrente che in quella della conservazione, e si orienta affinché i documenti vengano prodotti all’interno di filiere verticali. La durata del progetto è di 30 mesi e il budget è interamente autofinanziato dalle Regioni.
  Rossella Bonora(Dirigente Generale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica - Regione Emilia Romagna)
- L’esperienza del PARER: struttura di riferimento per la gestione documentale della PA regionale Atti
  La Regione Emilia Romagna ha creato un Polo Archivistico pubblico che svolge il ruolo di conservare a norma di legge e a lungo termine ciò che vene prodotto dalla PA regionale attraverso i processi di dematerializzazione. Il suo Responsabile Marco Calzolari ne illustra i meccanismi di funzionamento e spiega come, una volta ottimizzata la struttura di archivio digitale, il Polo intenda iniziare ad erogare servizi di accesso e consultazione del materiale e ad intraprendere attività di formazione e di consulenza operativa nell’ottica di una crescita omogenea del sistema territoriale di riferimento.
  Marco Calzolari(Responsabile Servizio Polo Archivistico - Regione Emilia Romagna)
  Ingegnere Elettronico, dal 2009 sono responsabile del polo archivistico regionale della Regione Emilia-Romagna per la conservazione dei documenti digitali della Regione, degli enti locali, delle aziende sanitarie e delle università del territorio regionale. Il polo archivistico, struttura appartenente all’Istituto dei Beni Culturali della Regione (IBC), realizza e gestisce le infrastrutture per la gestione dei documenti e delle immagini elettroniche quali fatture elettroniche, mandati di pagamento, referti sanitari e immagini diagnostiche, verbali di esami universitari, ecc…
  
  In precedenza sono stato per Direttore generale di Lepidaspa la società regionale per la realizzazione e gestione della rete Lepida, la rete a banda larga delle Pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna e responsabile del Piano telematico 2007-2009 della Regione.
  
  Altra mia esperienza nella pubblica amministrazione è stata la responsabilità in qualità di Direttore del servizio informatica, servizio relazioni pubbliche-URP, ufficio stampa e relazioni internazionali del Comune di Reggio Emilia.
  
  Nel settore privato sono stato responsabile dei sistemi informativi di due aziende di rilevanza nazionale e ancor prima ho lavorato 5 anni come consulente in Accenture.
- La dematerializzazione in Comune: l’esperienza delle DIA a Napoli Atti
  La Giunta di Napoli ha deciso che dal 1° febbraio 2010 la Dichiarazione d’Inizio Attività in edilizia si sarebbe potuta consegnare solamente on line. Dopo una fase di assestamento si è arrivati ad una situazione in cui vengono consegnate on line un numero di DIA identico al precedente. Il cambiamento si è retto su tre gambe: gli strumenti (Workflow Management System, firme digitali, PEC, protocollo informatico), la presenza sul territorio, e una forte determinazione amministrativa. Sull’onda di questa iniziativa il Comune ha avviato une serie di progetti importanti con la Regione Campania per far sì che altri procedimenti possano essere completamente dematerializzati.
  Paolo Eugenio Cresci(Dirigente del SIAD - Comune di Napoli)
- Il nuovo CAD
  Mariella Guercio espone le proprie riflessioni sul nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale, ancora in via di approvazione, che ha introdotto elementi di innovazione, cercando di sanare lacune evidenti della precedente normativa.
  
  In particolare analizza alcuni aspetti cruciali del nuovo CAD: il concetto di firma elettronica avanzata; la distinzione tra copia e duplicato informatico; la distinzione tra identificazione e autentificazione; i nuovi aspetti organizzativi della PA digitale; la sicurezza e gli interventi di disaster recovery; i principi di trasparenza e verificabilità dell'operato della PA; la responsabilità in materia documentale e le sanzioni; l'obbligo della pubblicazione online di moduli e formulari; l'accessibilità dei dati trattati da una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni, anche in temini di condivisione delle banche dati.
  
  Le norme includono indicazioni e obblighi realmente innovativi destinati a favorire una nuova fase nella quale i processi di innovazione sono accompagnati da verifiche di merito e di metodo.
  Mariella Guercio(Professore ordinario di Archivistica e Archivistica Informatica - Università degli Studi di Urbino "Carlo Bo")
  Professore ordinario di archivistica e di gestione informatica dei documenti alla Sapienza Università di Roma, ha operato come archivista di Stato presso il Ministero dei beni culturali dal 1978 al 1998, specializzandosi nel settore degli archivi contemporanei e delle memorie digitali e collaborando a partire dal 1996 con l’Autorità per l’informatica e successivamente con il Cnipa nella definizione della normativa sulla gestione dei documenti elettronici. Fa parte del Programme Commission dell’International Council on Archives. Partner di numerosi progetti di ricerca europei e internazionali dedicati alla conservazione digitale è autore di numerosi saggi e direttore della rivista “Archivi & Computer”. Collabora dal 1999 con la Scuola superiore della Pubblica Amministrazione e con la Scuola superiore dell’economia e delle finanze nella progettazione e coordinamento di corsi sui sistemi documentari per l'E-government. Coordina l’area scientifica dedicata alla promozione della ricerca per il Centro Digilab della Sapienza. Nel 2009 ha vinto il prestigioso premio internazionale Emmett Leahy nel campo dell'information and Records Management.
- Un nuovo paradigma per il documento informatico Atti
  Dopo una fase iniziale di utilizzo della documentazione informatica nella quale la tecnologia veniva usata seguendo i vecchi schemi burocratici, con la revisione del Codice dell’Amministrazione Digitale la gestione documentale si sta orientando verso una dematerializzazione ben radicata all’interno dei processi. Gianfranco Pontevolpe analizza in particolare le questioni della sottoscrizione, delle copie e dell’autenticazione del documento informatico per riflettere su come i paradigmi di riferimento possano cambiare in virtù di un approccio specifico con la generazione digitale del documento stesso.
  Gianfranco Pontevolpe(Responsabile Ufficio progettuale Dematerializzazione - DigitPA)
- Tecnologie e solutioni innovative per la gestione documentale nella PA
  - Tecnologie e soluzioni innovative per la gestione documentale nella PA Atti
    
    Monica Beltrametti illustra come attraverso soluzioni e tecnologie estremamente evolute, realizzate dal proprio Centro di Ricerche di Grenoble in Francia, Xerox sia in grado di apportare significativi miglioramenti nei processi documentali della PA, automatizzando e semplificando la digitalizzazione dei documenti e la loro gestione all'interno dei workflow.
    Monica Beltrametti(Xerox VicePresident, Director Xerox Research Centre Grenoble - XEROX)
    Monica Beltrametti è vice presidente di Xerox e direttrice dello Xerox Research Centre Europe (XRCE), che ha sede a Grenoble, Francia. La dott.ssa Beltrametti è entrata a far parte di Xerox nel 1993 quando XRCE è stato fondato. In Europa, ha fatto parte di vari comitati e iniziative della Comunità Europea, tra cui il gruppo di lavoro Women in Science and Technology (WiST). Prima dell’incarico assunto a Xerox e di rientrare in Europa, la dott.ssa Beltrametti ha lavorato in Canada come direttore dei Computing and Network Services alla Università of Alberta, e come direttrice dello sviluppo software alla Myrias Research Corporation. La dott.ssa Beltrametti ha un Ph. D. in Astrofisica teorica conseguito al Max Planck Institute a Monaco, Germania. In questo settore ha svolto varie attivitá scientifiche sia al Max Planck Institute, che alla NASA, in California, Stati Uniti. Ha svolto la sua formazione universitaria in Germania con il supporto della borsa di studio German Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD). La dott.ssa Beltrametti è nata a Roma, Italia.
- Il Protocollo Informatico e la gestione documentale verso il Fascicolo Elettronico del Detenuto
  - Il Protocollo Informatico e la gestione documentale verso il Fascicolo Elettronico del Detenuto Atti
    Il Protocollo informatico è la principale fonte di alimentazione di tutti i sistemi di gestione delle informazioni che vanno a finire nei fascicoli nonché la base abilitante dei progetti in area documentale. Le esigenze del Dipartimento di Amministrazione Penitenziaria (DAP) mirano a garantire la semplificazione, la razionalità e la trasparenza dell’azione amministrativa. Sul piano dell’efficienza, inoltre, occorre gestire il ciclo di vita dei documenti assicurando, attraverso idonei processi di Workflow, la lavorazione delle pratiche tra i vari uffici in funzione della procedura amministrativa. Sotto questo aspetto, il DAP ha sviluppato un modello di applicazione per la gestione dei procedimenti e la costituzione di un repository documentale di contenuto informativo specifico, presso l’Ufficio per la Gestione degli Affari di contenzioso; per l’Ufficio Studi; per la Gestione Contratti. Tra le prospettive di maggiore interesse, nell’ambito dei programmi di gestione documentale allo studio da parte dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo del DAP, vi è poi il Fascicolo Elettronico del Detenuto. La conservazione in un centro unico di raccolta, cui si potrà accedere non solo per fini amministrativi di gestione penitenziaria ma anche per attività investigative e di polizia giudiziaria, consentirà di rispondere meglio alle sempre maggiori richieste della Direzione Nazionale Antimafia per ottenere informazioni rapide, flessibili e complete.
    Ferdinando Mulas(Direttore dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione sistema informativo automatizzato - Dipartimento Amministrazione Penitenziaria)
    Dal 1993, in qualità di Dirigente informatico, ricopre il ruolo di Direttore dell’Ufficio per lo Sviluppo e la Gestione del Sistema Informativo Automatizzato del Dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria presso il Ministero della Giustizia. Da responsabile del CED dell’Amministrazione Penitenziaria nel 1978 a Responsabile del servizio informatico presso l’Ufficio per la Giustizia Minorile nel 1984; Analista di sistemi presso l’Ufficio Automazione del Ministero della Giustizia dal 1987 al 1990. Numerosi i progetti di automatizzazione avviati e realizzati sia a supporto delle attività istituzionali dell’Amministrazione nel settore dell’Esecuzione Penale (Sistema SIAP/Afis per la gestione dei detenuti ed applicazioni complementari collegate) sia a supporto dell’attività di gestione delle risorse in dotazione all’Amministrazione (sistema per la gestione del personale; sistema per la gestione dei beni strumentali; sistema per la gestione economico-patrimoniale e finanziaria; sistemi per la gestione dei processi documentali). Ha avviato e realizzato il sistema informativo direzionale (SIDAP) e il Data Warehouse dell’Amministrazione Penitenziaria. Coinvolto in importanti attività sia dall’Autorità per l’Informatica nella P.A., nella valutazione dei Piani Triennali presentati dalle Amministrazioni Pubbliche e nella partecipazione a Gruppi di Lavoro tecnici, sia da CONSIP, quale componente in varie Commissioni di Aggiudicazione in gare d’appalto per la P.A.
- Dematerializzare: Normative, Vantaggi, Soluzioni
  - Dematerializzare: normative, vantaggi, soluzioni Atti
    La normativa in tema di informatizzazione della Pubblica Amministrazione ha subito, negli ultimi anni, diversi cambiamenti ed evoluzioni andando a toccare i temi più attuali in questo campo, dal protocollo e gestione documentale all’archiviazione e conservazione sostitutiva, fino ad una maggiore efficienza nel contenimento dei costi e nei tempi di comunicazione. La dematerializzazione della documentazione cartacea e la gestione informatica dei documenti e dei procedimenti amministrativi rappresentano le principali aree di intervento per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione consentendo da una parte notevoli risparmi in termini di carta e spazi recuperati, dall’altra maggiore efficacia nel recupero e presentazione dei documenti ed una più semplice condivisione delle informazioni. La trasformazione del cartaceo in digitale è quindi un passaggio fondamentale per il miglioramento dell'immagine percepita della Pubblica Amministrazione: riduzione dei tempi di gestione ed evasione della pratica, velocità nel recupero delle informazioni ed una migliore risposta ai bisogni del cittadino sono visti come importanti passi verso l’efficienza e trasparenza nella PA. Non meno importante è la riduzione dell’impatto ambientale come effetto indotto della dematerializzazione: minore utilizzo della carta, riduzione dei rifiuti, minor consumo energetico.
    Fabrizio Ricci(Business Consultant - DEDAGROUP ICT NETWORK - Agorà Telematica)
    Specialista dematerializzazione e gestione documentale
- Digitalizzazione dei documenti: la Tecnologia governa il Diritto?
  - Digitalizzazione dei documenti: la Tecnologia governa il Diritto?
    L’intervento mira a mettere in luce i vari aspetti controversi e le tante opportunità della digitalizzazione documentale, mettendoli a confronto con le norme contenute nel Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e con le stesse ragioni del diritto. In particolare, si evidenzierà come la Società dell’Informazione non può essere gestita solo e soltanto attraverso gli automatismi di un processo informatico, ma alla base di ogni logica digitale ci deve essere un disegno che sia condiviso dalle esigenze del giurista. Mai come nella dematerializzazione amministrativa si deve trovare una ideale, difficile convergenza tra studiosi del diritto, informatici e archivisti. Solo attraverso un’integrazione costante e complice di competenze diverse ha senso cambiare l’attuale assetto normativo, innaffiando idealmente l’attuale testo di modifica del CAD, in fase di definitiva approvazione, di quegli strumenti concreti e giuridicamente corretti con i quali si possano affrontare con successo le reali esigenze contrapposte che sono presenti negli enti pubblici.
    Andrea Lisi(Presidente - Anorc - Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva)
    L’avv. Andrea Lisi è coordinatore del Digital&Law Department dello Studio Legale Lisi e Presidente della Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti (ANORC). Inoltre, è Docente diInformatica Giuridica nella Scuola di Professioni Legali, Facoltà di Giurisprudenza dell’Università del Salento, nella Document Management Academy, SDA Bocconi, Milano e di UniDOC- Progetto di formazione continua in materia di documentazione amministrativa, amministrazione digitale, delibere degli organi e documenti informatici - COINFO - Consorzio interuniversitario sulla formazione - Università degli Studi di Torino. Ha fondato il Centro Studi&Ricerche Scint www.scint.it e la prima banca dati sul diritto dell’informatica www.scintlex.it.
    
    È stato Direttore della “RIVISTA DI DIRITTO ECONOMIA E GESTIONE DELLE NUOVE TECNOLOGIE”, Nyberg Editore, Milano e attualmente dirige la Collana “DIRITTO, ECONOMIA E SOCIETÀ DELL’INFORMAZIONE”, Cierre Edizioni, Roma. Già componente del Comitato Scientifico nel Master in “DIRITTO DEL’INFORMAZIONE E DELL’INFORMATICA” presso l’Università di Messina (Direttore Prof. Trimarchi), oggi è nel Comitato Scientifico dell’Istituto Italiano per la Privacy (IIP) - http://www.istitutoitalianoprivacy.it, della Document Management Academy, SDA Bocconi, Milano, del DOCUBUSINESS (http://www.docubusiness.it), del Progetto e-HealthCare Forum (www.forumhealthcare.it), della Rivista Digital Document Magazine (edita da 4itGroup) e di varie riviste giuridiche telematiche ed è autore di diversi volumi e numerose pubblicazioni in materia di diritto delle nuove tecnologie. È stato, infine, docente in master dedicati al diritto dell’informatica presso l’Università di Lecce, Taranto, Trento, Padova e Messina ed è iscritto all'Albo Docenti della Scuola Superiore dell'Amministrazione dell'Interno. Attualmente è arbitro di numerosi enti di risoluzione stragiudiziale delle dispute relative ai domini Internet ccTLD.it ed è Conciliatore Specializzato DM 23/07/2004 n. 222, è Esperto Valutatore IMQ per il servizio di attestazione Q&S_CS (Qualità e Sicurezza nella Conservazione Sostitutiva) e collabora in tutta Italia con università, enti camerali, centri di ricerca, primarie società fornendo progettazione, formazione, assistenza e consulenza legale nell’e-business internazionale, nella privacy, nei servizi di conservazione digitale/fatturazione elettronica, nella realizzazione dei modelli organizzativi D. Lgs. 231/2001 e nel diritto delle nuove tecnologie, in genere.