18 maggio, martedì - pomeriggio

  • Cod. EG.11
  • 18/05/2010
  • 15:00 - 18:00

Il documento elettronico e la dematerializzazione: il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale

(con il contributo di ANORC)
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La bozza del “nuovo” Codice dell’amministrazione digitale in via di approvazione è già stata oggetto di molteplici commenti.

In particolare molte attese sono concentrate sugli aspetti del CAD cruciali per la gestione dei documenti in una fase caratterizzata in questo settore da molta confusione per l’opacità dei diversi - e non sempre dichiarati - interessi in gioco e per le complicazioni inutili che hanno segnato, fino ad oggi,  la razionalizzazione di questo processo. Solo per dare fare due esempi:

  • la sequenza obbligatoria di firme digitali e procedure complicate e inapplicabili previste dalla prima normativa tecnica del 1994 e dalle disposizioni del 1998;
  • la altrettanto inapplicabile (e inapplicata) distinzione tra originale unico e non unico stabilita dalla delibera Cnipa 11/2004,  un nodo che si è cercato nel corso del 2009 di risolvere con un taglio netto approvando nell'ambito del dlgs 185/2009 sulle misure anticrisi una norma per cui sarebbe sufficiente la firma digitale di chi detiene l’originale del documento analogico per digitalizzarlo in modalità sostitutiva.

Come interviene l’attuale CAD in questo ginepraio di disposizioni all’interno del quale è sempre più difficile orientarsi con certezza dei risultati? Il convegno intende affrontare le criticità da superare per far si che le potenzialità intrinseche al processo di demataerializzazione diventi uno degli assett di una Pubblica Amministrazione moderna.

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Programma

    • Chairperson

      Fabio Pistella (Commissario Straordinario - DigitPA)
      La gestione documentale nella PA: efficienza e sicurezza per uno sviluppo integrato

      Fabio Pistella coordina il convegno sulle modifiche che il Decreto Legislativo in iter di approvazione parlamentare apporterà al CAD, mettendo sul tavolo della discussione una serie di questioni nevralgiche per l’intero impianto: dall’Identity Management alla semplificazione del meccanismo di firma digitale, dal confine tra duplicato e copia alle contingenze in cui è possibile distruggere l’originale di un documento. In ultimo Pistella evidenzia l'urgenza dell’introduzione nelle Amministrazioni Pubbliche della figura del Responsabile della Gestione dei Flussi Documentali.

  • Intervengono

    • Giovanni Arditi (Direttore principale - Banca d'Italia) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
      Il sistema di gestione documentale in Banca d'Italia

      L’intervento illustra sinteticamente obiettivi e strumenti del nuovo sistema di gestione documentale digitalizzato dell’Istituto, in linea con le previsioni del Codice dell’Amministrazione Digitale. Specifica attenzione è rivolta alle scelte funzionali e alle modalità organizzative adottate per la realizzazione del progetto, di valenza strategica per la Banca. Altrettanto spazio è riservato al quadro dei vincoli e delle opportunità per supportare il necessario cambiamento culturale e sviluppare nella struttura, a tutti i livelli, l’utilizzo di tecnologie avanzate di ICT. Vengono infine presentati i moduli applicativi base per consentire un’agevole cognizione delle principali caratteristiche e funzionalità del sistema.

    • Fausto Basile (Vice Capo Ufficio legislativo del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione)
      Le norme modificate nel nuovo CAD

      Fausto Basile, seguendo l’articolato del Decreto Legislativo di modifica del CAD, ne illustra gli aspetti legati al documento informatico e al processo di dematerializzazione. Dall’introduzione della definizione di “identificazione informatica” e della firma elettronica avanzata, Basile ripercorre i provvedimenti più significativi fino a giungere a quelli che vanno a fare chiarezza sul valore sostanziale del documento informatico, sulla sua efficacia probatoria e sulle modalità di conservazione e di esibizione dei documenti.

    • Rossella Bonora (Dirigente Generale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica - Regione Emilia Romagna)
      ProDE: il Progetto interregionale Dematerializzazione

      Rossella Bonora presenta - a nome del CISIS - il Progetto interregionale di Dematerializzazione, al quale dal 2009 partecipano 10 Regioni (altre sono in via di adesione) con lo scopo di sviluppare un approccio omogeneo alle questioni sollevate dall’entrata in vigore del CAD e della CEC PAC gratuita per tutti i cittadini. L’approccio del ProDE pone il sistema documentario al centro del sistema della dematerializzazione sia nella sua dimensione corrente che in quella della conservazione, e si orienta affinché i documenti vengano prodotti all’interno di filiere verticali. La durata del progetto è di 30 mesi e il budget è interamente autofinanziato dalle Regioni.

    • Marco Calzolari (Responsabile Servizio Polo Archivistico - Regione Emilia Romagna) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
      L’esperienza del PARER: struttura di riferimento per la gestione documentale della PA regionale

      La Regione Emilia Romagna ha creato un Polo Archivistico pubblico che svolge il ruolo di conservare a norma di legge e a lungo termine ciò che vene prodotto dalla PA regionale attraverso i processi di dematerializzazione. Il suo Responsabile Marco Calzolari ne illustra i meccanismi di funzionamento e spiega come, una volta ottimizzata la struttura di archivio digitale, il Polo intenda iniziare ad erogare servizi di accesso e consultazione del materiale e ad intraprendere attività di formazione e di consulenza operativa nell’ottica di una crescita omogenea del sistema territoriale di riferimento. 

    • Paolo Eugenio Cresci (Dirigente del SIAD - Comune di Napoli) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
      La dematerializzazione in Comune: l’esperienza delle DIA a Napoli

      La Giunta di Napoli ha deciso che dal 1° febbraio 2010 la Dichiarazione d’Inizio Attività in edilizia si sarebbe potuta consegnare solamente on line. Dopo una fase di assestamento si è arrivati ad una situazione in cui vengono consegnate on line un numero di DIA identico al precedente. Il cambiamento si è retto su tre gambe: gli strumenti (Workflow Management System, firme digitali, PEC, protocollo informatico), la presenza sul territorio, e una forte determinazione amministrativa. Sull’onda di questa iniziativa il Comune ha avviato une serie di progetti importanti con la Regione Campania per far sì che altri procedimenti possano essere completamente dematerializzati. 

    • Mariella Guercio (Professore ordinario di Archivistica e Archivistica Informatica - Università  degli Studi di Urbino "Carlo Bo")
      Il nuovo CAD

      Mariella Guercio espone le proprie riflessioni sul nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale, ancora in via di approvazione, che ha introdotto elementi di innovazione, cercando di sanare lacune evidenti della precedente normativa.                                                       

      In particolare analizza alcuni aspetti cruciali del nuovo CAD: il concetto di firma elettronica avanzata; la distinzione tra copia e duplicato informatico; la distinzione tra identificazione e autentificazione; i nuovi aspetti organizzativi della PA digitale; la sicurezza e gli interventi di disaster recovery; i principi di trasparenza e verificabilità dell'operato della PA; la responsabilità in materia documentale e le sanzioni; l'obbligo della pubblicazione online di moduli e formulari; l'accessibilità dei dati trattati da una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni, anche in temini di condivisione delle banche dati.

      Le norme includono indicazioni e obblighi realmente innovativi destinati a favorire una nuova fase nella quale i processi di innovazione sono accompagnati da verifiche di merito e di metodo.

    • Gianfranco Pontevolpe (Responsabile Ufficio progettuale Dematerializzazione - DigitPA) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
      Un nuovo paradigma per il documento informatico

      Dopo una fase iniziale di utilizzo della documentazione informatica nella quale la tecnologia veniva usata seguendo i vecchi schemi burocratici, con la revisione del Codice dell’Amministrazione Digitale la gestione documentale si sta orientando verso una dematerializzazione ben radicata all’interno dei processi. Gianfranco Pontevolpe analizza in particolare le questioni della sottoscrizione, delle copie e dell’autenticazione del documento informatico per riflettere su come i paradigmi di riferimento possano cambiare in virtù di un approccio specifico con la generazione digitale del documento stesso. 

    • Tecnologie e solutioni innovative per la gestione documentale nella PA

      • Monica Beltrametti (Xerox VicePresident, Director Xerox Research Centre Grenoble - XEROX) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
        Tecnologie e soluzioni innovative per la gestione documentale nella PA

         

        Monica Beltrametti illustra come attraverso soluzioni e tecnologie estremamente evolute, realizzate dal proprio Centro di Ricerche di Grenoble in Francia, Xerox sia in grado di apportare significativi miglioramenti nei processi documentali della PA, automatizzando e semplificando la digitalizzazione dei documenti e la loro gestione all'interno dei workflow.

    • Il Protocollo Informatico e la gestione documentale verso il Fascicolo Elettronico del Detenuto

      • Ferdinando Mulas (Direttore dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione sistema informativo automatizzato - Dipartimento Amministrazione Penitenziaria) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
        Il Protocollo Informatico e la gestione documentale verso il Fascicolo Elettronico del Detenuto

        Il Protocollo informatico è la principale fonte di alimentazione di tutti i sistemi di gestione delle informazioni che vanno a finire nei fascicoli nonché la base abilitante dei progetti in area documentale. Le esigenze del Dipartimento di Amministrazione Penitenziaria (DAP) mirano a garantire la semplificazione, la razionalità e la trasparenza dell’azione amministrativa. Sul piano dell’efficienza, inoltre, occorre gestire il ciclo di vita dei documenti assicurando, attraverso idonei processi di Workflow, la lavorazione delle pratiche tra i vari uffici in funzione della procedura amministrativa. Sotto questo aspetto, il DAP ha sviluppato un modello di applicazione per la gestione dei procedimenti e la costituzione di un repository documentale di contenuto informativo specifico, presso l’Ufficio per la Gestione degli Affari di contenzioso; per l’Ufficio Studi; per la Gestione Contratti. Tra le prospettive di maggiore interesse, nell’ambito dei programmi di gestione documentale allo studio da parte dell’Ufficio per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo del DAP, vi è poi il Fascicolo Elettronico del Detenuto. La conservazione in un centro unico di raccolta, cui si potrà accedere non solo per fini amministrativi di gestione penitenziaria ma anche per attività investigative e di polizia giudiziaria, consentirà di rispondere meglio alle sempre maggiori richieste della Direzione Nazionale Antimafia per ottenere informazioni rapide, flessibili e complete.

    • Dematerializzare: Normative, Vantaggi, Soluzioni

      • Fabrizio Ricci (Business Consultant - DEDAGROUP ICT NETWORK - Agorà Telematica) - Atti Mostra la scheda dell'intervento
        Dematerializzare: normative, vantaggi, soluzioni

        La normativa in tema di informatizzazione della Pubblica Amministrazione ha subito, negli ultimi anni, diversi cambiamenti ed evoluzioni andando a toccare i temi più attuali in questo campo, dal protocollo e gestione documentale all’archiviazione e conservazione sostitutiva, fino ad una maggiore efficienza nel contenimento dei costi e nei tempi di comunicazione. La dematerializzazione della documentazione cartacea e la gestione informatica dei documenti e dei procedimenti amministrativi rappresentano le principali aree di intervento per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione consentendo da una parte notevoli risparmi in termini di carta e spazi recuperati, dall’altra maggiore efficacia nel recupero e presentazione dei documenti ed una più semplice condivisione delle informazioni. La trasformazione del cartaceo in digitale è quindi un passaggio fondamentale per il miglioramento dell'immagine percepita della Pubblica Amministrazione: riduzione dei tempi di gestione ed evasione della pratica, velocità nel recupero delle informazioni ed una migliore risposta ai bisogni del cittadino sono visti come importanti passi verso l’efficienza e trasparenza nella PA. Non meno importante è la riduzione dell’impatto ambientale come effetto indotto della dematerializzazione: minore utilizzo della carta, riduzione dei rifiuti, minor consumo energetico.

    • Digitalizzazione dei documenti: la Tecnologia governa il Diritto?

      • Andrea Lisi (Presidente - Anorc - Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Sostitutiva)
        Digitalizzazione dei documenti: la Tecnologia governa il Diritto?

        L’intervento mira a mettere in luce i vari aspetti controversi e le tante opportunità della digitalizzazione documentale, mettendoli a confronto con le norme contenute nel Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e con le stesse ragioni del diritto. In particolare, si evidenzierà come la Società dell’Informazione non può essere gestita solo e soltanto attraverso gli automatismi di un processo informatico, ma alla base di ogni logica digitale ci deve essere un disegno che sia condiviso dalle esigenze del giurista. Mai come nella dematerializzazione amministrativa si deve trovare una ideale, difficile convergenza tra studiosi del diritto, informatici e archivisti. Solo attraverso un’integrazione costante e complice di competenze diverse ha senso cambiare l’attuale assetto normativo, innaffiando idealmente l’attuale testo di modifica del CAD, in fase di definitiva approvazione, di quegli strumenti concreti e giuridicamente corretti con i quali si possano affrontare con successo le reali esigenze contrapposte che sono presenti negli enti pubblici.