Paolo Angelucci riportando il punto di vista di Assinform (Associazione nazionale delle aziende di servizi di informatica e telematica) sottolinea le opportunità, ma anche i rischi, che il nuovo CAD porta con sé per le imprese di settore, ma anche per tutte le imprese in generale. Si tratta di una grande occasione, che però per essere colta necessita di una reale revisione dei processi da parte delle amministrazioni. Regole chiare, valutazione degli impatti e, infine, il buon senso che dovrebbe orientare il lavoro di tutti: sono questi, secondo Angelucci, i fattori da cui dipenderà il successo o meno del CAD. La tecnologia di base e la connettività ci sono; ora la vera sfida è attuare quanto previsto dalla normativa. La sfida è duplice: per le amministrazioni centrali si tratta di costruire regole più semplici possibile e per la periferia di rivedere i processi.

Gaetano Armao fa il punto sul processo di riforma e innovazione che la Regione Siciliana sta portando avanti e nell’ambito del quale è stato recepito il Codice dell'Amministrazione Digitale. Tra gli interventi ricordati dall’Assessore Armao, la legge regionale sulla semplificazione amministrativa (legge regionale 5 aprile 2011 n. 5), il Piano per l'innovazione tecnologica della Regione (PITRE), da predisporre entro giugno 2011, e il protocollo di intesa firmato nel dicembre 2010 tra il ministro Brunetta e il governatore della Regione Siciliana. La digitalizzazione della PA, conclude Armao, può essere un potente strumento di competitività e un efficace antidoto contro l'inefficienza, la corruzione e la pressione mafiosa nella PA. Attraverso procedure digitali e informatizzate, infatti, si può verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi, la cronologia dei movimenti e della presentazione di istanze e documenti, la veridicità delle attestazioni. E la piena attuazione del CAD potrà contribuire al superamento del digital divide, che in Sicilia si aggiunge, aggravandolo, a quello delle infrastrutture.

Basile si sofferma su alcuni aspetti del nuovo CAD, sottolineando come l’obiettivo centrale del provvedimento sia quello di rendere effettiva l’applicazione delle norme sulla digitalizzazione nella PA prevedendo una serie di misure premiali e sanzionatorie e conferendo, quindi, maggiore efficienza e cogenza alle norme. Un altro obiettivo è stato quello di agire in materia di documento informatico (validità sostanziale/legale ed efficacia probatoria), conservazione e dematerializzazione. A questo proposito, la relazione di Basile approfondisce alcuni aspetti: il nuovo regime della firma elettronica (in particolare la previsione di tre livelli di sicurezza: firma elettronica avanzata, qualificata e digitale) e il procedimento della conservazione digitale e sostitutiva (i diversi sistemi di certificazione, dal procedimento gestito interamente all’interno dell’amministrazione, all’affidamento a soggetti esterni che possono certificare la conformità alle regole tecniche di tutto il processo, fino alla nuova figura del conservatore accreditato).

DigitPA ha il compito di definire le regole tecniche e attuative per consentire l’effettiva applicazione del Codice dell’Amministrazione Digitale. Come si sta muovendo, quindi, DigitPA? Ce lo spiega Maria Pia Giovannini che, nella sua relazione, illustra i gruppi di lavoro istituiti per lo studio, l’approfondimento e la redazione delle regole tecniche in alcuni ambiti identificati come prioritari, come la firma digitale, le banche dati e l’identità digitale. In particolare, in materia di gestione documentale sono stati istituiti dei gruppi di lavoro che si occupano di tutti gli aspetti legati alla formazione, tenuta e conservazione del documento informatico (la valenza probatoria del documento, un sistema di conservazione che garantisca affidabilità sia nel breve che nel lungo periodo) e della gestione dei flussi documentali.

Il nuovo CAD è un elemento di stimolo e un fattore di accelerazione del progresso tecnologico e organizzativo, in quanto fissa degli obiettivi precisi che le amministrazioni devono raggiungere. Lo sottolinea Giulio Blandamura, che nella sua relazione si sofferma sulla sfida che l’Ipns sta portando avanti in questo contesto: telematizzare i servizi al 100 per cento, ovvero introdurre l’obbligo di interagire con l’amministrazione esclusivamente in modalità telematica. Un passaggio delicato, che comporta un impatto tecnologico e organizzativo, ma anche sociale, se si pensa a quella fetta di popolazione che è ancora “debole” dal punto di vista tecnologico. Per questo, ha spiegato Blandamura, alla gestione telematica si è deciso di affiancare, potenziandoli, i canali non informatici alternativi allo sportello, come ad esempio il contact center. L’Inps sta quindi procedendo nel suo programma di telematizzazione a 360 gradi per erogare tutti i servizi esclusivamente per via telematica. Le istanze di servizio gestite dall’Istituto sono state censite, individuando circa 100 macroservizi classificati per bacino di utenza e impatto sociale; in base a questo censimento, è stato stabilito un cronogramma delle azioni da svolgere, azioni non solo informatiche ma anche organizzative perché alla digitalizzazione si deve affiancare un più organico ripensamento del modo di essere delle amministrazioni moderne.

Il Records Management e’ l’insieme dei processi e delle tecnologie utilizzate per preservare nel lungo periodo l’informazione sensibile, confidenziale e ad alto valore legale, finanziario, sociale o storico. In questa sessione vengono presentati tre case study di realizzazioni di sistemi di records management e viene poi mostrato come le relative tecnologie possano applicarsi alla tematica della Conservazione Sostitutiva. Basato sul grande bagaglio di esperienze accumulato nell’uso della piattaforma HP TRIM, l’incontro presenta le strategie per un approccio “smart” alla conservazione digitale e sostitutiva, che ha portato a mettere in linea soluzioni complete in settimane, anziché mesi, garantire ritorni degli investimenti tangibili e dimostrabili, creare una soluzione unica per gestire le informazioni cartacee e digitali,

La continua crescita del flusso di informazioni che l’Amministrazione del MAE ha necessità di trattare per l’espletamento delle proprie attività istituzionali, genera volumi di dati di dimensioni tali da richiedere l’introduzione di sistemi digitali sempre più sofisticati, sia per l'acquisizione sia per l'archiviazione dei documenti. Ciò spiega perché, in particolar modo nell'ultimo decennio, la tematica della gestione dei documenti sia andata assumendo un'importanza sempre più strategica. Una nuova ragione che ha spinto l’Amministrazione all’adozione della gestione integrata della documentazione è stata la necessità di rendere la trattazione conforme alla vigente normativa in materia (CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il “Progetto @doc“ si è pertanto realizzata una gestione completa ed innovativa del ciclo di vita della documentazione, automatizzando non solo la creazione della singola classe documentale ma il suo intero processo di generazione e trattazione successiva, per tutti i flussi di gestione, fino alla sua spedizione a destino,  archiviazione storica e conservazione a norma di legge.

L’adozione di strumenti e soluzioni utili alla dematerializzazione dei processi documentali comporta, per le Pubbliche Amministrazioni, vantaggi indiscutibili in termini di risparmio, di miglioramento dell’efficienza e di riduzione del margine di errore. In particolare la Pubblica Amministrazione può ottenere vantaggi specifici in termini di miglioramento del rapporto con il cittadino, con il territorio e con le imprese. In maniera coerente con la normativa di riferimento per la gestione dei contenuti digitali nella Pubblica Amministrazione, InfoCert ed EMC offrono uno spettro di soluzioni complete, efficienti e sicure in grado di garantire una gestione completamente digitale dei documenti e dei processi ad essi associati, in modo tale da soddisfare le esigenze di ogni amministrazione.

Garantire l’autenticità dei documenti e garantire la certezza del diritto: sono i due obiettivi che, assieme all’efficienza e alla semplificazione, la PA deve perseguire nella sua opera di digitalizzazione. Lo sottolinea con forza Andrea Lisi nell’esaminare alcuni punti del nuovo CAD che presentano ancora debolezze e rischi; primo fra tutti, l’aspetto della conservazione digitale. Gli archivi digitali, sottolinea Lisi, devono consentire a pubblici ufficiali di prelevare documenti e attestare la loro conformità o autenticità; e questo non solo oggi ma anche tra dieci, venti o cento anni. Questi archivi non contengono semplici informazioni, ma la rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti. Si deve quindi investire su sistemi che garantiscano la conservazione permanente dei documenti digitali. Altri aspetti problematici esaminati da Lisi sono: la firma digitale; il Glifo; la pubblicità legale on line; la trasmissione digitale di certificati medici e ricette; i responsabili della conservazione.